Política de Tratamiento de Datos Personales LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S.

 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 9, 17 y ss de la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y con los artículos 5, 6 7,13, 17,18, 21 del Decreto 1377 de 2013, le informamos que los datos personales recaudados por LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S., serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento y la ley.

 

  1. DEFINICIONES

 

De conformidad con los artículos 3º de la Ley 1581 de 2012, y del Decreto 1377 de 2013, para los efectos de la presente política de tratamiento de datos personales, se entenderá por:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Aviso de privacidad: La Asociación comunicará de manera verbal o escrita o a través de su página web, la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de que los Titulares de los datos puedan consultarlas, o conocer la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, de acuerdo con la normatividad vigente, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. PRINCIPIOS

 

En el desarrollo, de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

 

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

  1. TIPOS DE DATOS

Conforme la ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y decreto 1074 de 2015 y el Manual del Usuario expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio, para los efectos de la presente política de tratamiento de datos personales, se entenderá por:

 

Datos Generales: Tienen 2 Categorías: Menores de 18 y Mayores de 18.

 

Datos de Identificación: Tienen 4 categorías:

Generales: Se refieren a Nombre, Apellido, Tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo.

Específicos: Firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad.

Biométricos: Huella, ADN, iris, Geometría, facial o corporal, fotografías, videos, formula dactiloscópica, voz.

Morfológicos: Color de piel, color de iris, color y tipo de cabello, señales particulares, estatura, peso, complexión.

 

Datos de Ubicación: Tienen 2 categorías:

Datos de ubicación comercial: Se refieren a la dirección, teléfono y correo electrónico

Datos de ubicación personal: Se refiere al domicilio, teléfono y correo electrónico.

 

Datos Sensibles: Tiene 6 categorías:

Datos relacionados con la salud.

Datos relacionados con el estado de la salud.

Datos relacionados con la pertinencia a organizaciones: social, humana, política, religiosa, sindicatos.

Datos de Preferencia en relación a: identidad, orientación sexual, étnico-racial.

Población en Condición Vulnerable: Se refiere a tercera edad, menores de 18, limitaciones sicomotoras, auditivas, visuales, pobreza, violencia, madres gestantes, lactantes, cabeza de familia.

Datos con relación a personas con discapacidad

 

Datos de Contenido Socioeconómico: Tiene 8 categorías:

Datos financieros: Derechos de carácter económico.

Datos socioeconómicos: Estrato, propiedad de la vivienda.

Datos tributarios.

Datos patrimoniales: ingresos egresos, muebles, inmuebles de su propiedad.

Datos relacionados con la actividad económica.

Datos relacionados con la historia laboral.

Datos relacionados con el nivel educativo.

Datos relacionados con afiliación a la seguridad social.

 

Otros Datos: Consisten en 3 categorías:

Datos personales de Acceso: claves a bases de datos.

Datos sobre Gustos o intereses: ocio.

Datos de Antecedentes judiciales y o disciplinarios.

 

  1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información

LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S. NIT 900998405, domiciliado en Pereira, Risaralda, en la dirección Carrera 14 N° 13-31 Sector Invico, correo electrónico notificaciones@legalgroup.info, teléfonos 315-9332 317-538-7888. Sitio Web www.legalgroup.info.

 

  1. Tipo de Datos

 LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S recolecta datos de tipo:

 

  1. Datos Generales: Tanto de mayores de 18 años como de menores de 18 años de edad.
  2. Datos de Identificación: De las cuatro categorías recolecta únicamente los datos generales y específicos.
  3. Datos de Ubicación: Recolecta tanto datos de ubicación comercial como datos de ubicación personal.
  4. Datos Sensibles: De las seis categorías recolecta únicamente los datos relacionados con la salud, datos relacionados con el estado de la salud, datos sobre población en condición vulnerable y datos de personas con discapacidad.
  5. Datos de Contenido Socioeconómico: De ocho categorías recolecta únicamente datos relacionados con la historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, y datos relacionados con afiliación a la seguridad social
  6. Otros Datos: Únicamente recolecta datos de antecedentes judiciales y o disciplinarios.

 

  1. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

 

Los datos personales por usted proporcionados a LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, serán almacenados en las bases de datos de LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

  • Clientes: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de poder prestar los servicios contratados consistentes en asesoría y representación legal en asuntos jurídicos de diversa índole por parte de LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, así como informarle acerca de novedades o noticias regulatorias que LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, realiza para mantener actualizados e informados a sus clientes en asuntos de su interés.

 

  • Frente a Empleados: El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S.

 

  • Frente a Proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores productos o servicios que LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones u oficinas.

 

  • Frente a Candidatos de trabajo: El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de adelantar procesos de selección de personal y contratación de empleados para vincularlos laboralmente a la firma. En consecuencia, para las finalidades descritas, LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, podrá: A. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. B. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares. C. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente. D. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. E. Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares. F. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención, así como para el desarrollo de foros académicos, encuentros de promoción comercial, almuerzos de afiliados, rondas de negocios y misiones comerciales. LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, podrá compartir con sus aliados de negocios que se sometan a las condiciones de la presente autorización los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por los titulares. G. En caso de que LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

 

  1. Derechos de los Titulares

 

(i) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S,  como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) Ser informado por LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.; (vi) Acceder en forma gratuita los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  1. Datos Sensibles

 

Usted tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

 

  1. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Sensibles

 

Los datos sensibles por usted proporcionados a LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, serán almacenados en las bases de datos de LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S, y serán utilizados con la finalidad de procurar por el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, Los datos personales sensibles que serán recolectados y tratados para la finalidad mencionada serán: Datos relacionados con la salud: Historias clínicas, población en condición vulnerable: Adultos mayores, discapacitados, menores de edad y datos socioeconómicos: Historia laboral, estos datos podrán variar, en todo o en parte, según las finalidades del tratamiento.

 

  1. Datos de Menores de Edad

 

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

 

  1. Área de Atención de Peticiones, Quejas, Consultas y Reclamos

 

Para realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización por favor contacte a LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S área de gerencia, de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 6:00 PM a las líneas de atención 3159332 – 3175387888, al correo electrónico notificaciones@legalgroup.info, al sitio web www.legalgroup.info. o al Punto de Atención Personal Carrera 14 N° 13-31 Sector Invico.

 

 

 

 

Procedimiento para que Titulares de la Información ejerzan sus Derechos

 

Usted tiene derecho a solicitar prueba de su autorización otorgada a LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S así como conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para ello podrá realizar consultas de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 6:00 PM a las líneas de atención 3159332 – 3175387888, al correo electrónico notificaciones@legalgroup.info, al sitio web www.legalgroup.info o al Punto de Atención Personal Carrera 14 N° 13-31 Sector Invico.

 

  1. Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar los siguientes documentos:

 

  • Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad.
  • Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación.

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se le informaran los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.

  1. Solicitud de supresión de la información de nuestras bases de datos o revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá realizar su solicitud de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 6:00 PM al correo electrónico notificaciones@legalgroup.info

 

Su solicitud debe indicar su intención de que se supriman sus datos personales de nuestras bases de datos o de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente el nombre del titular, el número de su documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

 

Al realizar su solicitud deberá presentar los siguientes documentos:

  • Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (c.c., t.i., c.e. o pasaporte).
  • Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

 

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Seguridad de la Información

 

LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. Las bases de datos de LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S reposan en un servidor controlado denominado Dropbox usa las mejores herramientas y prácticas de ingeniería para desarrollar y mantener el servidor en varios niveles de seguridad. Estas bases cuentan con un acceso y circulación restringidos para el público en general, no se podrá ver ningún archivo a menos que se comparta vínculos de archivos o carpetas, solamente pocos empleados pueden acceder a los datos de los clientes y únicamente en las instalaciones del buffet. Las bases de datos reposan en archivos de Word y Excel conformadas por datos generales, datos de identificación, datos de ubicación, datos sensibles, datos de contenido socioeconómico y de otros datos, de clientes, empleados, proveedores y candidatos de trabajo. Las bases de datos contenidas en libros, carpetas, tarjeteros y agendas, que son administrados por el área de contabilidad y secretariado de LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S para el objeto social del buffet, se encuentran almacenadas en archivadores bajo la vigilancia y cuidado exclusivo de la misma área. LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.A.S no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

 

  1. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de LEGALGROUP ESPECIALISTAS EN DERECHO S.AS.

 

La presente política entra en rigor el día 12 de agosto de 2016 y las bases de datos se mantendrán vigentes hasta la culminación del objeto social de “LEGALGROUP”.

 

Cualquier cambio sustancial en la política de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5° del decreto 1377 de 2013 deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.